Nicht nur in Krisenzeiten gilt das Motto "Mehr mit immer weniger erreichen". Verantwortliche und Teams stehen unter anhaltendem Innovations- und Leistungsdruck. Im Kontext von Projektmanagement bieten quell-offene Software-Werkzeuge leistungsfähige Neuerungen, die den Projektalltag vereinfachen. Groupware-Lösungen unterstützen die Kommunikation, Kooperation und Koordination von Aktivitäten in und zwischen Gruppen.

Open Source Werkzeuge als alternative Lösungen für die Zusammenarbeit

Neben kommerziellen Angeboten (Proprietäre Software wie z.B. Lotus Notes, MS Project) bieten Lösungen aus dem OpenSource (OS) Umfeld kostengünstige Groupware-Alternativen. Da OS-Groupware auch aktuelle Industriestandards erfüllt, ist die Alternative gerade für Kleine und Mittelgroße Unternehmen (KMU) nicht nur arbeitstechnisch sinnvoll, sondern auch finanziell lohnend. Angesichts leerer Kassen und rückläufiger Investitionen erscheint OS-Groupware als bedenkenswerte Option.

Dass dies nicht nur eine Marketingfloskel ist, zeigen aktuelle Untersuchungen zum Einsatz von OS-Software in der EU. Laut einer europaweiten Untersuchung von TNS Gallup verwenden 54% der KMU  gegenwärtig Open-Source-Software, in Deutschland sind es sogar 69%. In rund 60% der KMU wird OSS bereits für kritische Projekte genutzt.

Was kostet die Einführung einer Open Source Anwendung tatsächlich?

Doch eines gilt es auch bei der lizenzkostenfreien Nutzbarkeit von OS-Groupware zu bedenken. Bei der Einführung einer Softwarelösung fallen neben den direkten Kosten (z.B. Hardware, Server-Miete) immer auch indirekte Kosten (Schulungen, Implementierung, Aktualisierungen) an. Beide Kostenformen müssen in eine Gesamtkostenbetrachtung (Total Coast of Ownership: TCO) fließen. Damit die indirekten Kosten im Rahmen bleiben und um den Nutzen von Beginn an bestmöglich zu gestalten, sollten Sie Auswahl und Einführung selbst als riskantes Projekt verstehen.

Für Ihre Auswahl und Einführung der zu Ihrem Unternehmen passenden IT-Groupware Anwendung bieten wir Ihnen unabhängig die folgenden Leistungsmodule zu preiswerten Konditionen

• Bedarfsanalyse
• Anforderungskatalog
• Beratung bei der Auswahl
• Entscheidungsmatrizen
• Netzwerkanalyse kritischer Erfolgsfaktoren
• Begleitung der Einführung
• Bewertung des Verhältnisses von Kosten/Nutzen  

Das Werkzeug ist nicht die Lösung...

Einer der am häufigsten begangenen Fehler ist einfach von der Funktionen der Software auszugehen, unter der Annahme vergleichbarer Standardabläufe in einem Unternehmen oder einer Branche. Statt einen Abgleich von Bedarf und Leistungskennzeichen vor zu nehmen, wird die Leistungsfähigkeit der Anwendung vorausgesetzt und unreflektiert in den Fokus gestellt. Was mir immer wieder begegnet ist ein Art Tanz der Erwartungen, in dem der operative Bedarf sozusagen der blinde Fleck zu sein scheint.

Im Falle Proprietärer Software gibt es dafür zwei Hauptgründe: Auf der Anbieterseite einen vom Produkt überzeugten Vertriebsagenten, der die Stärken seines Produkts hervorhebt und bereit ist, die Schwächen notfalls umzumünzen in der Erwartung, sein Produkt an den Kunden zu bringen. Zweitens klare Erwartungen bei den Entscheidern über den mit der Anwendung zu erzielenden Erfolg (z.B. endlich reibungslose Projekte, verlustfreie Herstellung und fehlerfreie Produkte) bei einem nur selektiven Überblick über den Bedarf auf operativer Ebene. Erschwerend wirkt sich auf der Entscheiderseite oft die prinzipielle Undurchsichtigkeit aus bezüglich der Möglichkeiten und Grenzen aktueller Programme. Paart sich die Intransparenz mit geringer Erfahrung oder mangelndem Interesse verlagert sich der Fokus einmal mehr auf das erwartete Heil. 

Die Erwartungen der Entscheiderseite avancieren zu verhandlungsleitenden Motiven. Das liegt in der Natur der Beziehung von Anbieter und Nachfrager und ist ja auch gut so. Die Anwendung entwickelt sich Stück für Stück und kaum merklich zur berühmten "eierlegenden Wolfmilchsau", die alles kann und die Lösung aller Probleme der Zusammenarbeit erahnen lässt. Gleichzeitig entwickelt der Vertriebsagent im Hinterkopf schon das Pflichtenheft für die Entwickler, um das Wunderding gleich mit heißer Nadel zurecht stricken zu lassen. Schließlich soll der Kunde ja bekommen was er will und wofür er zahlt. Wenn Ihnen ein Vertriebsagent dann noch berichtet, dass durch die Einführung ein Wertzuwachs von 557% (s.u.) in Unternehmen wie dem Ihren erzielt werden, will man das Wunderding sofort haben. Schließlich weiß ein Vertriebsagent, was einen Entscheider antreibt.

Ich kann beide Parteien verstehen und wünsche jedem, dass sich der erwartete Erfolg einstellt unter dessen Druck alle Beteiligten fraglos stehen und handeln. Nur, die Erfahrung zeigt, so funktioniert es nur in wenigen Grenzfällen. Im Normalfall erhält der Kunde eine Grüne Banane. Sie reift erst bei ihm zu dem heran, was sie sein soll: eine auf den tatsächlichen Bedarf zugerichtete Anwendung. Und das verursacht ungeplante Kosten, wie jeder weiß der den Heils-Versprechungen von SAP oder ARIS gefolgt ist.  

Auch bei OpenSource Software steht die Funktionalität im Fokus. Einmal weil sich die Produkte aus dem OSS Umfeld oft in Konkurrenz stehend betrachten, was den Leistungsumfang und die Kennzeichen anbelangt. Das hat im positiven Sinn dazu geführt, dass viele Programme heute proprietärer Software funktional gleichwertig, wenn nicht in einigen Fällen höherwertig gegenüber stehen. 

Doch in beiden Fällen gilt zunächst, das Werkzeug ist nicht die Lösung. Weder wird die Zusammenarbeit exzellent, wenn man ein Werkzeug einführt. Denn die Exzellenz korreliert mit der Güte der Kommunikation und der Wechselbeziehungen. Noch lassen sich Defiziten bei der Kooperation durch die Einführung einer Software lösen. Defizite müssen beseitigt werden, bevor eine Software ihre Wirkung bei der Unterstützung im operativen Geschäft überhaupt erst entfalten kann.

Unabhängig von der Art der Software bin ich überzeugt, dass man das Pferd von hinten aufzäumt, wenn man von der Funktion der Anwendung ausgeht. Das Ergebnis sind u.a. geringe Akzeptanzraten, häufig gekoppelt mit Reaktanz seitens der Anwender und dadurch Leistungseinbußen. Hohe indirekte Kosten sind das ungeplante Resultat. Schlechtenfalls haben Sie ein teueres Werkzeug gekauft, das nicht richtig genutzt wird und dessen Einsatz Ihnen genau betrachtet mehr Nachteile als Vorteile einbringt. Startpunkt aller Überlegung zur Anschaffung bleibt der Bedarf und der mit dem Einsatz beabsichtigte Nutzen.

Bedarf und Geschäftsprozesse als primäres Entscheidungskriterium

Größe, Struktur und Geschäftsprozesse der Organisation sind die wichtigen Leistungsfakten. Sie stellen die Grundlage, um den aktuellen wie potenziellen Bedarf zu erfassen. Erst eine Analyse der Geschäftsprozesse ermöglicht zu spezifizieren, was die Software können sollte und leisten muss. Die Organisationsanalyse ist die notwendige Bedingung für eine richtige Auswahl. Im Ergebnis formuliert ein Anforderungskatalog die kritischen Schlüsselvariablen ebenso wie unkritische Anforderungen, deren Beachtung jedoch die Akzeptanz fördern kann.

Eine wichtige weitere Bedingung für das richtige Werkzeug findet sich in der Kompetenz der Entscheider und Anwender. Im Umgang mit IT-Applikationen treten neben die technische Kompetenz auch Aspekte wie Zugänglichkeit, Bedienfreundlichkeit und Ergonomie. Und nicht zuletzt sollten Sie den Faktor Interessenpolitik nicht vergessen, der innerhalb von Entscheidungsprozessen immer schon eine große Rolle gespielt hat. 

Eine umfassende Organisationsanalyse erlaubt den Bedarf klar und zutreffend zu formuliern. Die Ergebnisse bilden die solide Basis richtiger Entscheidung für die richtige Anwendung. Die richtige Groupware leistet keine Wunder, aber sie erfüllt ihren Sinn und Zweck: Unterstützung wirksamer und effizienter Zusammenarbeit.

Richtige Werkzeuge liefern messbaren Nutzen

Passt das Werkzeug zu Ihren Anforderungen und Abläufen, dann lässt sich der Wertzuwachs (Return on Investment: ROI) auch beziffern. So geschehen für den Anwendungsfall von Projekt- und Portfolio-Managementwerkzeugen. Ergebnis einer IDC Studie von 2008: Durchschnittlich betrage der durch die Einführung erzielte Zuwachs 5,57 für jeden in die Anschaffung investierten US-Dollar. Das entspricht einem durchschnittlichen Wertzuwachs von 557% für 13 untersuchten US-Firmen. (Vgl. Pressemitteilung zum IDC Whitepaper: "How Project and Portfolio Management Solutions Are Delivering Value to Organizations", Doc #213980, 09/2008).

Da bei quell-offenen Anwendungen keine Anschaffungskosten im eigentlichen Sinne entstehen, sondern in der Hauptsache Kosten für die Einführung, Personalschulung und Konfiguration entstehen, dürfte sich der Wertzuwachs ähnlich positiv darstellen. Doch damit sich die Einführung von Groupware als Erfolgsstory erweisen kann, muss das Werkzeug zu Ihren Bedürfnissen passen und mit Sachverstand ausgesucht werden.